Payrollfactor
De payrollfactor
= het brutoloon werknemer + Reserveringen en indirecte werkgeverslasten + Toelsag (marge payrollbedrijf)
Brutoloon werknemer:
- Netto salaris werknemer;
- Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. WW-premies, Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof), Uniforme opslag kinderopvang (Aof), Werkhervattingskas (rekenpremie) (Whk), Werkgeversheffing ZVW = totaal circa 27%) en pensioen (minimaal
Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
- Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
- Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
- Reservering feestdagen (2,6%, 5-7 dagen);
- Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
- Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
- Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen, geboorteverlof (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo)) (0,4%);
- Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;
Toeslag (marge) payrollbedrijf:
- O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico’s, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en medewerkers.
Waar moet je op letten bij een goedkope payrollfactor?
Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (o.a. boekhouder, accountant, arbodienst, verzekeringen en hard en software systemen (verzuim, salaris- en personeelsadministratie)) omtrent een werknemer, zonder de toeslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.
Uw exacte payrollfactor (v.w.b. opslag) bij een goedkoop payrollbedrijf is per aanbieder verschillend. En zoals u zult begrijpen o.a. afhankelijk van a.) de functie van de werknemer, b.) de geldende CAO, c.) het aantal gewerkte uren (het werk rond 1 payrollwerknemer is verhoudingsgewijs duurder dan bij 20) en d.) het ziekteverzuim onder uw werknemers over de afgelopen jaren binnen uw bedrijf zijn.
Vraagt u daarnaast ook bij het payrollbedrijf wat uw payrollfactor is. Als er e.) een koppeling v.w.b. de urenregistratie- en verwerking, met uw kassa of urenregistratiesysteem kan worden gemaakt. I.v.m. minder werkzaamheden en kans op fouten hierdoor. Is een lagere payrollfactor en dus ook lagere en goedkopere payrolltarieven bij een payrollbedrijf niet meer dan logisch.
Tenslotte let u bij een payrollbedrijf ook goed op de mogelijke verschillende payrolltarieven door f.) het verschil in betalingstermijnen. Het payrollbedrijf financiert namelijk de salarissen van uw werknemers bij payroll voor. Dus hoe sneller u betaalt (automatische incasso), hoe lager en goedkoper uw payrollfactor vaak zal zijn.
Allereerst kijkt u dus wat er in de lage en goedkope payrollfactor van het desbetreffende goedkope payrollbedrijf zit en daarna doorloopt u onze payrollfactorchecklist.
Payrollfactorchecklist
Om te weten wat u koopt en dat goedkoop voor u geen duurkoop wordt. Volgt hieronder een checklist, die u kunt gebruiken om uw aangeboden payrollfactoren en/of -tarieven met elkaar te vergelijken:
- Factor inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
- Factor inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
- Factor inclusief ziekte- of re-integratiebegeleiding (Wet verbetering poortwachter (Wvp))?;
- Factor bij verschillende ziektepercentages?;
- Factor inclusief ziekte- en/of quarantainedagen?;
- Factor inclusief coronatestkosten, vaccinatiekosten en re-integratie;
- Factor inclusief alle juridische kosten bij ontslag?;
- Factor inclusief kosten herplaatsingstraject bij ontslag?;
- Zitten ATV/ADV dagen in de payrollfactor of worden ze doorberekend?;
- Factor inclusief alle feestdagen?;
- Factor inclusief alle kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlofdagen?;
- Factor inclusief hulp met maken RIE (Risico inventarisatie & evaluatie)?;
- Factor inclusief geboorteverlofdagen?;
- Factor inclusief seniorendagen?;
- Factor voor AOW-gerechtigden of scholieren/studenten?;
- Factor en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
- Factor en regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
- Factor toeslag- of overwerkuren?;
- Factor bij koppeling met uw urenverwerkingssysteem?;
- Factor bij verschillende betalingstermijnen (o.a. automatische incasso)?;
- Factor reiskosten en onbelaste vergoedingen (1:1)?;
- Factor voor “Dienstverleningsvariant”?
- Welke pensioenregeling (Bpf of adequaat) voor uw werknemers?;
- Nabestaande pensioenregeling?;
- Pensioenvoorlichting (gratis) door pensioenadviseur?;
- Regeling en percentages bij bijv. een NOW-regeling?;
- Lage-inkomensvoordeel (LIV) en/of jeugd-LIV 1:1 terug overgemaakt?;
- Factor verloning DGA (gratis?)?;
- Mogelijke aanvangskosten?;
- Inhoud secundaire arbeidsvoorwaardenpakket?;
- Factor inclusief collectieve ongevallenverzekering?;
- Scholing (gratis?) voor uw werknemers?
Kortom, zoals u ziet en leest, is het altijd zeer belangrijk om bij een (goedkoop) payrolltarief in een payrollberekening goed erop te letten wat er wel en niet in uw payrollfactor zit (zie bovenstaand payrollfactorchecklist). Een payrollfactor in een payrollberekening bij een zogenaamd “goedkoop” payrollbedrijf van minder dan 1,5 voor vaste werknemers (liggen voor studenten rond de 1,50 en 1,75 voor oudere vaste werknemers), is zoals u nu weet dus niet realistisch! De directe en indirecte personeelskosten voor een werkgever/payrollbedrijf in Nederland zijn namelijk al hoger.
